Assistenza

Mi serve il codice a barre

• Chi deve richiedere e apporre il codice a barre sui prodotti?
• Come ci si associa a Indicod-Ecr?
• Sono previsti dei costi?
• Il codice verrà usato da una delle divisioni della mia azienda. È possibile associare solo la divisione?
• Ho ricevuto la lettera di assegnazione con il prefisso aziendale: cos'è?
• Come costruisco i codici per i miei prodotti?
• La mia azienda commercializza prodotti a peso variabile: cosa devo fare?
• La confezione del mio prodotto è troppo piccola per poter accogliere un normale codice a 13 cifre (GTIN-13): cosa devo fare?

Ho già il codice a barre

• Sono obbligato al pagamento della quota associativa annuale, anche se per l'anno in corso non userò il codice a barre?
• Voglio essere sicuro che i codici sui miei prodotti siano corretti e leggibili: cosa devo fare?
• Quando usare i codici a peso variabile?
• Devo codificare più di 1000 articoli: cosa devo fare?
• Il mio codice è valido anche all'estero?
• Per esportare verso gli Stati Uniti mi hanno detto che devo usare il codice UPC. È vero?
• Come posso richiedere un codice UPC?

Trasferimento codici, cessione, affitto di ramo d'azienda o di attività

• La mia azienda può rilevare/cedere i codici dei prodotti?
• Cosa fare quando l'azienda deve rilevare/cedere i codici dei prodotti?
• Cosa fare quando l'azienda ha cessato la propria attività?

Generale

• Cosa fare quando l'azienda varia la propria ragione sociale, l'indirizzo, ecc?
• Come posso contattare l'Assistenza Associati di Indicod-Ecr?

Mi serve il codice a barre

Chi deve richiedere e apporre il codice a barre sui prodotti?

Il prefisso aziendale GS1 viene richiesto dall'azienda che è il proprietario del marchio, cioè l'azienda il cui nome comparirà sul prodotto e che sarà responsabile verso il mercato e verso i consumatori della sua commercializzazione. Non possono essere accolte richieste di assegnazione di prefissi o di codici per conto terzi.

In linea generale l'applicazione del codice compete a chi effettivamente immette sul mercato un prodotto con il proprio nome o marchio e ne stabilisce la confezione e l'etichettatura quindi a:

• un produttore, se fabbrica o fa fabbricare il prodotto (all'estero o in Italia) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene;
• un esercente, un importatore o un grossista, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene, oppure se trasforma il prodotto;
• un distributore, se fa fabbricare il prodotto (in Italia o all'estero) e lo commercializza sotto un marchio che gli appartiene.

Le multinazionali possono scegliere fra la codifica centralizzata (la casa madre codifica tutti i prodotti della società); oppure decentralizzata (ogni sede si associa all'ente GS1 locale e provvede alla codifica della gamma dei prodotti sul mercato nazionale).

Come ci si associa a Indicod-Ecr?

L'azienda si può associare a Indicod-Ecr direttamente dal nostro sito, compilando il form on line. La conferma e le indicazioni per finalizzare la domanda vengono ricevute via email. Vai alla sezione Iscriviti per leggere le istruzioni e per accedere al form.

Sono previsti dei costi?

Da Statuto l'azienda che intende utilizzare il prefisso aziendale GS1 deve provvedere al pagamento di una quota fissa d'iscrizione e di un contributo annuale, determinati dall'Assemblea Generale. In quanto organizzazione senza scopo di lucro, l'ammontare delle due quote per ciascuna azienda viene determinato in base ai parametri più significativi come il fatturato dichiarato.

Il riferimento al fatturato come elemento di progressività della contribuzione è indipendente dal numero di referenze codificate o dal numero di unità immesse nel mercato. Inoltre l'aggiornamento dei valori di contribuzione viene effettuato annualmente utilizzando i dati della centrale dei bilanci come riferimenti certi e inequivocabili.

Il codice verrà usato da una delle divisioni della mia azienda. È possibile associare solo la divisione?

Sì, ma solo se la divisione è un'entità legale e fiscale autonoma. In questo caso l'iscrizione sarà a nome di questa entità, a cui verrà poi assegnato il prefisso aziendale. Viceversa Indicod-Ecr alloca un prefisso ad un'entità legale che ne dispone in toto (può codificare i prodotti di una o più divisioni), ma contribuisce all'amministrazione del sistema sulla base della propria "dimensione" complessiva e certificabile.

Ho ricevuto la lettera di assegnazione con il prefisso aziendale: cos'è?

Al termine del processo di associazione, l'azienda riceve tramite posta elettronica la lettera di assegnazione del prefisso aziendale GS1: una matrice di 9 cifre che identifica il proprietario del marchio. Il prefisso, assegnato solo da un ente GS1, è univoco e globalmente riconosciuto. È composto dal prefisso nazionale (per l'Italia 80-83) e dal codice proprietario del marchio, assegnato da Indicod-Ecr ai suoi associati. Per saperne di più, ti consigliamo di consultare il Manuale delle Specifiche tecniche GS1.

Come costruisco i codici per i miei prodotti?

Indicod-Ecr non assegna codici (ad esclusione dei codici a peso variabile e dei GTIN-8) bensì un prefisso aziendale (prefisso aziendale GS1), con il quale l'azienda procede a codificare i propri prodotti. L'azienda identifica i suoi prodotti utilizzando il prefisso a 9 cifre che le è stato attribuito. Le restanti 4 cifre sono rispettivamente il codice prodotto e la cifra di controllo. Il codice prodotto è un numero non significativo, cioè le posizioni delle cifre non devono avere alcun intento di classificazione o di informazione del prodotto. Il proprietario del marchio è responsabile dell'identificazione univoca delle merci e della gestione dei codici nella propria anagrafica. La cifra di controllo è l'ultima cifra a destra del codice e viene calcolata sulle precedenti attraverso un algoritmo.

Con questo prefisso l'azienda dispone di un blocco di 1000 numeri (da 000 a 999) per identificare fino a 1000 tipologie di prodotto. Per saperne di più, ti consigliamo di consultare il Manuale delle Specifiche tecniche GS1.

La mia azienda commercializza prodotti a peso variabile: cosa devo fare?

I prodotti a peso variabile sono quei prodotti che non hanno peso predeterminato e costante. Il prezzo di vendita varia quindi in funzione del loro peso. Un esempio sono i prodotti cosiddetti “freschi” (latticini, ortofrutta, ecc). Se vuoi saperne di più, consulta la pagina dei pesi variabili, oppure il Manuale delle Specifiche tecniche GS1. Se invece vuoi richiedere i codici a peso variabile clicca qui.

La confezione del mio prodotto è troppo piccola per poter accogliere un normale codice a 13 cifre (GTIN-13). Cosa devo fare?

In questi casi Indicod-Ecr assegna all'azienda un codice a 8 cifre, il GTIN-8, che viene usato quando la confezione o l'etichetta di un prodotto non ha spazio sufficiente per un codice a 13 cifre.

Il codice GTIN-8 viene attribuito da Indicod-Ecr solo dopo che l'azienda ha considerato tutte le possibili opzioni a disposizione (vedi Manuale delle Specifiche tecniche GS1).

Ho già il codice a barre

Sono obbligato al pagamento della quota associativa annuale, anche se per l'anno in corso non userò il codice a barre?

Sì, il pagamento della quota annuale è uno degli obblighi previsti dallo Statuto (art. 6/e). La quota è considerata annuale e non è né rimborsabile, né trasmissibile, né rivalutabile.

Voglio essere sicuro che i codici sui miei prodotti siano corretti e leggibili: cosa devo fare?

La verifica sulla qualità di stampa dei codici è fondamentale, per controllare se il simbolo verrà letto correttamente dallo scanner. La buona norma suggerisce di effettuare la verifica prima di andare in produzione. I vantaggi sono molteplici: la riduzione dei contenziosi sul ricevimento merce; la facilitazione dei riordini e delle movimentazioni. Infine una maggiore precisione nell'acquisizione e nel trasferimento dei dati per i requisiti della rintracciabilità. Indicod-Ecr mette a disposizione alle aziende associate un servizio gratuito di verifica per le prime tre etichette. Per maggiori informazioni sulle modalità del servizio e su come attivarlo clicca qui.

Quando usare i codici a peso variabile?

I codici a peso variabile devono essere richiesti e utilizzati solo ed esclusivamente per i prodotti freschi che vengono venduti a peso e che passano alla barriera casse. Sono quindi esclusi altri utilizzi impropri come per esempio la gestione del magazzino (il cosiddetto “carico” e “scarico” della merce), la prezzatura dei prodotti porzionati al banco assistito e l'identificazione degli imballi.

Devo codificare più di 1000 articoli: cosa devo fare?

Con il prefisso aziendale GS1 a 9 cifre si dispone di un blocco di 1000 numeri (da 000 a 999) per identificare fino a 1000 tipologie di prodotto. Una volta esaurita la capacità di identificazione della banda numerica, puoi noleggiare un nuovo prefisso aziendale GS1 e scegliere la capacità di numerazione più adatta alle tue esigenze.

Verifica il listino dei costi per il noleggio supplementare dei prefissi aziendali GS1.

Il mio codice è valido anche all'estero?

Sì, il sistema di codifica GS1 è uno standard globale, utilizzato da circa un milione di aziende in più di 100 paesi. Questo, insieme alla garanzia di univocità del codice, è uno dei punti di forza del sistema.

Per esportare verso gli Stati Uniti mi hanno detto che devo usare il codice UPC. È vero?

Teoricamente la risposta è no. Dal gennaio 2005 i retailer e gli scanner del mercato nordamericano (Stati Uniti e Canada) si sono impegnati ad accettare i codici a 13 cifre. Di fatto per i prodotti verso il mercato nordamericano occorre ancora etichettare la merce con i codici UPC. I retailer e gli scanner americani hanno sempre letto, gestito e richiesto codici a 12 cifre. Dopo che EAN International e UCC hanno rafforzato la loro partnership dando vita a GS1, hanno lanciato il programma “2005 Sunrise”, con l'obiettivo di adeguare entro il gennaio 2005 tutti gli scanner degli Stati Uniti e del Canada per i simboli EAN-8 e EAN-13, nonché di trasformare i simboli UPC a 12 cifre verso i più tradizionali codici a 13 cifre. Tuttavia l'ambizioso progetto “2005 Sunrise” vede ancora retailer non ancora allineati.

Come posso richiedere un codice UPC?

La richiesta dei codici da parte delle aziende associate avviene sempre tramite l'Assistenza Associati di Indicod-Ecr, che si incarica di inoltrare la domanda a GS1 US. Compila il modulo e invialo via fax allo 02 335170632 oppure via email a associati@indicod-ecr.it.

Trasferimento codici, cessione, affitto di ramo d'azienda o di attività

La mia azienda può rilevare/cedere i codici dei prodotti?

Il prefisso viene gestito e attribuito da Indicod-Ecr all'azienda richiedente, la quale si impegna ad utilizzarlo secondo le regole del sistema GS1. L'azienda non ha alcun titolo né a vendere, o ad affittare, né a considerare il prefisso o il codice come una sua proprietà. L'attribuzione, il ritiro o il trasferimento dei prefissi aziendali e dei codici GS1 rimangono una facoltà esclusiva di Indicod-Ecr.

Cosa fare quando l'azienda deve rilevare/cedere i codici dei prodotti?

Fermo restando quanto sopra, Indicod-Ecr può accogliere la richiesta di ritirare e assegnare il prefisso dall'azienda che cede o cessa l'attività all'azienda rilevante.

Consideriamo i casi più frequenti:

• Acquisizione o fusione
• Acquisto o affitto di azienda o di ramo d'azienda
• Scorporo

Da Statuto vige l'obbligo di comunicare tempestivamente qualsiasi variazione sui dati comunicati al momento dell'iscrizione (cambio ragione sociale, forma giuridica, ecc).

Per questi casi l'azienda deve comunicare a Indicod-Ecr la necessità di trasferimento codice entro un anno dall'operazione economica.

Una volta ricevuta la comunicazione scritta di quanto avvenuto fra le due aziende e la richiesta di trasferimento prefisso aziendale GS1, Indicod-Ecr invierà alle due aziende tramite posta elettronica le istruzioni da seguire per finalizzare la richiesta.

Cosa fare quando l'azienda ha cessato la propria attività?

L'articolo 7 dello Statuto prevede la possibilità di recedere dall'Associazione. La comunicazione avviene tramite raccomandata con sei mesi di preavviso rispetto al 31 dicembre di ogni anno. Eventuali sospesi di quote annuali devono essere saldati.

Generale

Cosa fare quando l'azienda varia la propria ragione sociale, l'indirizzo, ecc?

Fra gli obblighi delle aziende associate previsti dall'art 6 dello Statuto, vi è anche quello di provvedere a comunicare qualsiasi variazione di ragione sociale, di forma giuridica, oppure il nome del Delegato aziendale. Si può provvedere tramite posta tradizionale, tramite email (associati@indicod-ecr.it) oppure via fax (02 76317280).

Come posso contattare l'Assistenza Associati di Indicod-Ecr?

Consulta la sezione Assistenza.